Ngữ pháp đoạn văn · Bài 03 — Thông báo hành chính dễ hiểu

引っ越しをすると、役所からさまざまな通知が届く。だが、その文面は長く、専門的な言葉も多いため、手続きの期限を見落としてしまう人が少なくない。ある区は昨年、転入してきた住民に送る国民健康保険の案内について、同じ手続きを説明する二種類の文書を用意し、どちらがより役に立つかを比べる試みを行った。

一つは従来どおりの文書、もう一つは一文を短くし、見出しと箇条書きを使って、「いつまでに」「何を持って」「どこへ行けばよいか」がひと目で分かるようにした文書である。結果は予想どおりで、短い文書を受け取った住民の方が、期限内に手続きを済ませた割合がはっきり高かった。窓口への問い合わせの件数も、およそ3割少なかったという。【1】、短い文書に課題がなかったわけではない。

文書を短くする過程で、保険料を納めなかった場合の扱いや、決定に不服があるときの申し立ての方法など、法律上知らせなければならない事項の説明が大きく削られていたのである。区の法務担当の職員は【2】を問題視し、「読みやすさのためであっても、住民の権利にかかわる情報まで省いてよいことにはならない」と話す。

一方、文書を作り直した広報課の担当者は、「すべてを一枚に詰め込めば、結局どこも読まれない」と反論する。担当者によれば、詳しい説明は別紙や区のウェブサイトに回し、まずは期限を確実に伝えることを優先した【3】。

どちらの言い分にも一理ある。行政の文書にとって、読みやすさと正確さはどちらも欠かせない。問われているのは、法律が求める事項を一つも【4】、それをどこまで短く、平易に示せるかという工夫だろう。詳しい説明を別紙に回すにしても、本文のどこを読めばそれにたどり着けるのかを示すことはできる。読む人の立場に立った文書づくりは、情報を減らすことではなく、伝え方を磨くことから始まるはずだ。