Ngữ pháp đoạn văn · Bài 06 — Một nút bấm sai trong bảng tính

私は会社で経理の仕事をしている。数日前、各部門に配る表を作っていて、おかしな点に気づいた。金額を1つ変更しても、合計が変わらなかったのだ。幸い、まだ誰にも送っていなかった。【1】、発見が遅れ、そのまま配っていたら、各部門で数字を追加しても合計は更新されなかっただろう。

調べると、私は別の表から、計算式ではなく、画面に見えていた数値だけをコピーしていた。式とは、数字を足すなどの計算を自動で行うためのものだ。【2】に気づきにくかったのは、コピーした直後には、式がある場合も数値だけの場合も、同じ数字が表示されていたからだ。見た目だけでは区別できなかった。

それ以来、私は表を渡す前に数字を変え、結果も変わるか試している。送ったあとで直すと、相手にも古い表を捨てて入れ替えてもらわなければならない。だから、できるだけ早い段階で問題を見つける【3】。確認にかかる数分は、無駄な時間ではない。

今回、配布用に用意した表には、初めから計算式が入っていた。それを忘れて表全体へ数値を貼り付けたため、【4】のだ。計算に使う式が消え、代わりに、そのときの合計額だけが残っていた。表を新しく作り直す必要はなく、式を入れ直すと正しく動いた。

同じコピーでも、通常の方法なら式も残るのに、選ぶ方法【5】、結果の数値だけになる。便利な機能も、目的に合ったものを選ばなければ、手間を増やしてしまう。今は各部門に渡す表を1つずつ開き、試しの数字で計算を確かめてから元に戻す。小さな一押しの違いを、最後の確認で見逃さないようにしたい。